क्या आप ऐसी कंपनी के लिए काम करते हैं जिसमें लगातार बैठकें होती हैं? क्या आपने कभी सोचा है कि आपको क्या करना है और इन सभाओं में उचित व्यवहार क्या माना जाता है ? क्या आप बैठकों में भाग लेने से डरते हैं क्योंकि आप डरते हैं कि आप एक गलत पैस कर सकते हैं जो आपकी स्थिति या उन्नति के अवसरों को खतरे में डाल सकता है?
आम तौर पर, प्रबंधकों, टीम के नेताओं, या कॉर्पोरेट अधिकारियों को आवश्यकता होने पर व्यावसायिक बैठकों को शुरू करने का अधिकार सुरक्षित है।
चाहे वे नियमित रूप से निर्धारित कार्यक्रम हों या किसी विशिष्ट उद्देश्य के लिए बुलाए जाएं, उपस्थिति में सभी को उचित व्यापार शिष्टाचार दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए।
नेता
बैठक से पहले, सब कुछ व्यवस्थित करना आवश्यक है ताकि आप किसी के मूल्यवान समय को बर्बाद न करें। आप इसे यथासंभव सुचारु रूप से और शेड्यूल पर चलाना चाहते हैं, फिर भी यदि संभव हो तो प्रश्नों और प्रतिक्रियाओं के लिए समय छोड़ दें। कुंजी शामिल सभी के लिए सम्मान दिखाने के लिए है।
यहां कुछ अनुशंसित दिशानिर्देश दिए गए हैं:
- एक तार्किक अनुक्रम और यथार्थवादी समय के साथ एक लिखित एजेंडा है। यदि समय और संसाधन अनुमति देते हैं, तो उपस्थित होने वाले सभी को प्रतियां भेजें।
- संभवतः मीटिंग के बारे में कई विशिष्टताओं के साथ भावी उपस्थित लोगों को आमंत्रण भेजें, स्थान, प्रारंभ समय, क्या लाने और अंत समय सहित।
- एक दोस्ताना ग्रीटिंग के साथ शुरू करें और सभी को यह बताने दें कि प्रश्न पूछना ठीक है।
- पानी के पोडियम या कमरे के सामने पानी रखें और इसे विषयों के बीच या जब कोई और बोल रहा हो।
- आपको अपने भाषण क्रिया को लिखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन कम से कम आपके नोट्स में बुलेट पॉइंट होना चाहिए। ऐसा नहीं करने से आप एक विषय से दूसरे विषय पर कूद सकते हैं और आपको जो कहना है उसका ट्रैक खो सकते हैं। इससे आप समय बर्बाद कर सकते हैं और उपस्थित लोगों को बैठक के बिंदु के बारे में सोच सकते हैं।
- अपने उपस्थितियों की शारीरिक भाषा से अवगत रहें। यदि आप देखते हैं कि लोग रुचि खो रहे हैं, तो रोकें और यह सुनिश्चित करने के लिए स्वयं को जांचें कि आप जानकारी दोहराना नहीं चाहते हैं या प्रासंगिक नहीं हैं जो प्रासंगिक नहीं है।
- बैठक को दिलचस्प रखने के लिए कुछ उपाख्यानों का पालन करें। हालांकि, अनुचित चुटकुले को बताने से बचें जिनके पास यौनवाद, नस्लवाद, या अन्य कुछ भी है जो दूसरों को अपमानित कर सकता है।
- कभी भी अन्य लोगों के विचारों को चुराएं और उन्हें स्वयं कॉल करें। विचारों और सफल कार्यों के लिए हमेशा दूसरों को क्रेडिट दें।
- हालांकि थोड़ा सा स्थानांतरित करना ठीक है, कमरे के सामने और आगे की गति न करें। यह आपको घबराहट दिखाई देता है।
- प्रश्न और उत्तर अवधि के दौरान, जब तक व्यक्ति उत्तर देने से पहले खत्म नहीं हो जाता तब तक चुप रहें। यदि आप सवाल को नहीं समझते हैं, तो उसे दोहराने के लिए कहें या क्वेरी को आगे समझाएं।
- अगर कोई क्रोधित या शत्रुतापूर्ण दिखाई देता है, तो अपने ठंड को बनाए रखें और बाद में व्यक्ति से इस बारे में चर्चा करने के लिए कहें।
- यदि संभव हो तो बैठक को जल्दी समाप्त करें। उपस्थिति में लोगों का ध्यान खोने से कम होना बेहतर है।
सहभागी
बैठक में बुलाए जाने वाले हर किसी को तब तक उपस्थित होना चाहिए जब तक परिस्थितियों की अनुमति न हो। यदि आप पहले से ही बैठक के बारे में जानते हैं, तो उपस्थित होने वाले किसी भी पर्यवेक्षकों के प्रति सम्मान दिखाने के लिए अपने व्यक्तिगत सौंदर्य के साथ अतिरिक्त समय लेने पर विचार करें।
व्यापार स्तर के लिए उचित पोशाक ।
बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ:
- अगर आपको एक पुष्टिकरण संदेश भेजने के लिए कहा जाता है, तो जैसे ही आप अपने कैलेंडर पर मीटिंग दर्ज करते हैं, इसे करें ।
- समय पर दिखाओ यदि संभव हो तो जल्दी कुछ मिनट पाएं।
- अपने सेल फोन की जांच करें और सुनिश्चित करें कि यह चुप है या बंद है। जब तक नेता आपको किसी विशिष्ट व्यक्ति से पूछता है, तब तक आपको किसी मीटिंग के दौरान टेक्स्ट संदेश कभी नहीं भेजना चाहिए।
- अगर ताज़ा किया जाता है, तो एक पेय स्वीकार्य है। हालांकि, जब तक कि हर कोई खाना नहीं खा रहा है, तब तक प्रतीक्षा करें जब तक मीटिंग खत्म न हो जाए।
- यदि यह दोपहर का भोजन बैठक है, तो अपना खाना मेज पर लाएं और इसे जितना संभव हो सके चुपचाप खाएं और खुद को ध्यान दिए बिना।
- अन्य उपस्थित लोगों के साथ चैट या विनिमय नोट्स मत करो । यह बहुत विघटनकारी है और यह इंप्रेशन दे सकता है कि आप अपनी नौकरी को गंभीरता से पर्याप्त नहीं लेते हैं ताकि चर्चा की जा रही पर ध्यान दिया जा सके।
- यदि आपको कॉल किया जाता है, तो जितना संभव हो सके उत्तर दें। जब आप जवाब नहीं जानते, माफी माँगते हैं और ईमानदार होते हैं। गलत जवाब से कोई जवाब बेहतर नहीं है।
- बैठक के बाद, स्पीकर का शुक्रिया अदा करें।
- बैठक के कमरे में आवश्यक से अधिक समय तक नहीं रहें। बाहर निकलने से आप निष्क्रिय दिखाई देंगे, और आप नहीं चाहते कि मालिक को लगता है कि आप अपने कर्तव्यों को झुकाव के लिए बैठक का उपयोग कर रहे हैं।
एक रेस्तरां में बैठकें
कभी-कभी दोपहर का भोजन की बैठक बुलाई जाती है, और यह एक रेस्तरां में आयोजित की जा सकती है। भले ही यह कार्यालय से दूर है, याद रखें कि आप अभी भी काम पर हैं।
रेस्टोरेंट मीटिंग्स के लिए अतिरिक्त मीटिंग टिप्स:
- अपनी टेबल शिष्टाचार कभी न भूलें।
- कृपा और अच्छे शिष्टाचार के साथ भोजन के दौरान दुर्घटनाओं को संभालें।
- उचित बर्तन का प्रयोग करें। यदि संदेह है कि कौन सा कांटा प्रत्येक पाठ्यक्रम के साथ जाता है, तो बैठक के अग्रणी व्यक्ति का पालन करें।
- यदि आप बुफे रेस्तरां में हैं, तो खुद की मदद के लिए उचित शिष्टाचार जानें।
- उंगली के भोजन खाने के लिए उचित दिशानिर्देशों का पालन करें।