5 चरणों में अपना मेल कैसे प्रबंधित करें

अपने मेल को प्रबंधित करने का तरीका सीखना एक आश्चर्यजनक रूप से चुनौतीपूर्ण आयोजन कार्य है क्योंकि आप केवल मेल को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित नहीं कर सकते हैं, आपको फाइल करने या त्यागने के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ को पढ़ना और स्पर्श करना होगा। ठोस प्रबंधन का सबसे अच्छा मार्ग आपके घर में आने वाले पेपर की मात्रा को कम करना है। चार चरणों में मेल का प्रबंधन कैसे करें के लिए पढ़ें।

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  जंक डंप करें

  प्रवाह जंक मेल को रोककर आपको प्राप्त होने वाली मेल की मात्रा कम करें।

  अगर मैं कभी खो गया हूं तो मैं कसम खाता हूं, जे क्रू कैटलॉग मुझे पहले मिलेगा। आपके द्वारा प्राप्त जंक मेल की मात्रा को कम करने से आप अपने मेल को प्रबंधित करने में कितना समय व्यतीत करेंगे। कम मेल = कम समय।

  बोनस: यह पर्यावरण के लिए अच्छा है।

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  इसे अनुसूची करें

  अधिकांश लोग काम के बाद दरवाजे में चलते समय मेल के माध्यम से सॉर्ट करते हैं और अक्सर बीच में रुकते हैं ताकि वे अपना कोट निकाल सकें या रात के खाने के लिए अपना ध्यान बदल सकें। मेल का प्रबंधन करने के आग्रह का विरोध करें जब तक कि आपके पास इस कार्य को देने के लिए समय और ध्यान न हो।

  कारण:

  1. यदि आप दरवाजे में अपना रास्ता तय करते हैं, तो संभावना है कि आप उस समय अपने मेल को प्रबंधित करने के लिए तैयार नहीं हैं। आपको सही उपकरण (नीचे) और प्रत्येक टुकड़े का उपयोग करने या त्यागने का निर्णय लेने के लिए ध्यान देने की आवश्यकता है।
  2. यदि आपके पास भी नहीं है तो कागज के एक टुकड़े को एक से अधिक बार कभी न छूएं। यही कारण है कि पेपर प्रबंधन इतना थकाऊ बनाता है: आपको इसे हर बार पढ़ना होगा! तब तक प्रतीक्षा करें जब तक आप प्रबंधित और त्यागने के लिए तैयार न हों।

  अपने मेल को व्यवस्थित करने के लिए प्रत्येक दिन या सप्ताह में एक बार शेड्यूल करें।

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  उपकरण

  अपने मेल को त्यागने, रीसायकल करने या जवाब देने के लिए सही टूल हैं।

  कुछ भी कल्पना नहीं है, लेकिन हाथ में निम्नलिखित है:

  1. श्रेडर - आपके नाम और पते से परे जानकारी की पहचान करने के साथ कुछ भी तुरंत फेंक दिया जाना चाहिए।
  2. रीसाइक्लिंग बिन - अधिकांश मेल तुरंत पुनर्नवीनीकरण किया जा सकता है (सोचो: कूपन, फ्लायर, घोषणाएं)।
  3. फाइलिंग सिस्टम और कैलेंडर - मेल के लिए आपको तत्काल या भविष्य में कार्रवाई करने की आवश्यकता है।

  "हाथ में", मैं वास्तव में हाथ में मतलब है। अलग-अलग कमरों में अपने कटाई और रीसाइक्लिंग बिन नहीं है। मैं अपने मेल को रीसाइक्लिंग बिन और श्रेडर दोनों पर खड़ा करता हूं , और फिर मैं उस मेल को लाता हूं जिसकी मुझे अपने डेस्क पर कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है, जहां मेरा कैलेंडर और डेस्कटॉप फाइलिंग सिस्टम स्थापित होता है। मैं मेल संगठन के लिए एक अलग डेस्क टॉप फ़ाइल बॉक्स के साथ-साथ एक अभिलेखीय फाइलिंग कैबिनेट की सलाह देता हूं।

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  एक प्रणाली की स्थापना करें

  मेल के प्रत्येक टुकड़े के लिए 3 'एंड गेम्स' हैं:

  1. कार्य - मेल आपको तुरंत या अंत में कार्रवाई करने की आवश्यकता है। इस प्रकार का मेल संग्रह / संदर्भ, प्रतिक्रिया, कार्रवाई इत्यादि जैसी श्रेणियों में विभाजित हो जाएगा।
  2. रीसायकल - जंक मेल जिसका आपके पास कोई मूल्य नहीं है और आपके नाम से परे इसकी कोई पहचान जानकारी नहीं है।
  3. श्रेय - मेल का कोई भी टुकड़ा जिसमें आपके नाम और पते से परे कोई पहचान जानकारी है। इसमें सामाजिक सुरक्षा संख्या, जन्म तिथि, क्रेडिट कार्ड ऑफ़र आदि शामिल होंगे। सुनिश्चित नहीं है कि आपको रीसायकल या श्रेय देना चाहिए या नहीं? देखें कि क्या श्रेय देना है और पहचान की चोरी पर और पढ़ें: पहचान चोरी से खुद को कैसे सुरक्षित रखें।

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  बने रहिए

  कुछ तरीकों से मैं इसे बनाए रखना सुनिश्चित करता हूं:

  • हर ब्लैक फ्राइडे (यह थैंक्सगिविंग के बाद का दिन है) जबकि हर कोई खरीदारी से बाहर है, मैं उन सभी कैटलॉग को इकट्ठा करता हूं जिन्हें मैं प्राप्त नहीं करना चाहता हूं और उन्हें रद्द करने के लिए बुलाता हूं।
  • साप्ताहिक आयोजन राउटिन का पालन करें, जहां हम साप्ताहिक आधार पर मेल का प्रबंधन करते हैं।
  • आप दैनिक आधार पर मेल का प्रबंधन कैसे करें इसके बारे में और अधिक पढ़ सकते हैं।