दस्तावेज़ों को कब तक रखना है इसकी एक त्वरित जांचसूची + क्या श्रेय देना है
पेपर एक दर्द है, और एक होम फाइलिंग सिस्टम का प्रबंधन एक ड्रैग हो सकता है, लेकिन कुछ दस्तावेज आपको वास्तव में लटकने की जरूरत है क्योंकि आप कभी नहीं जानते कि आपको उनकी आवश्यकता कब होगी। यहां एक प्राइमर है कि दस्तावेज़ों को कब तक रखना है और जब आप उनके साथ काम करते हैं, तो आपको किसके लिए झुकाव की आवश्यकता होती है। यह एक व्यावहारिक घर फाइलिंग सिस्टम बनाने और बनाए रखने के लिए त्वरित संदर्भ गाइड के रूप में कार्य करना चाहिए।
सबसे पहले, आपको प्राप्त होने वाले कागज़ की मात्रा को कम करने के बारे में सोचें और आप कम हो जाएंगे या फ़ाइल कम कर देंगे।
इसका मतलब है कि जंक मेल से छुटकारा पाने, ई-बिलों के लिए साइन अप करना और फ्लायर स्वीकार नहीं करना, कूपन जो आप कभी भी उपयोग नहीं करेंगे, या अन्य एपमेरा जो आपको लगता है कि आपको उस समय लटकने की जरूरत है जब आप जानते हैं कि आप वास्तव में नहीं करते हैं।
यदि आप वास्तव में उस बिंदु पर पेपर अव्यवस्था से जूझ रहे हैं जहां आपको लगता है कि आप इसे जमा कर रहे हैं , तो ऐसे पेशेवर तक पहुंचें जो अस्वीकार प्रक्रिया के माध्यम से आपको मार्गदर्शन कर सकें।
दूसरा कदम यह सुनिश्चित करना है कि आपके पास एक अच्छी मेल प्रबंधन प्रणाली है। आपके द्वारा किए गए मेल को जितना अधिक कुशलतापूर्वक आप संभालेंगे, उतनी ही कम आपको एक बड़ी फाइलिंग / श्रेडरिंग / रीसाइक्लिंग सत्र करना होगा।
एक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम सेट अप करें
एक इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम स्थापित करके अपने पेपर फाइलिंग से छुटकारा पाने से आपको जगह बचाई जाएगी और आपको पेपर क्लटर से छुटकारा पड़ेगा। यह एक जीत है। आजकल, इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम बहुत समझ में आता है। प्रारंभ करने के लिए, आपको स्कैनर और अपनी फ़ाइलों को स्टोर करने के लिए एक स्थान, कंप्यूटर पर या क्लाउड में फ़ोल्डर सिस्टम और बाहरी हार्ड ड्राइव की आवश्यकता होती है।
विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए सामान्य फ़ोल्डर्स सेट करें (उदाहरण: घरेलू, कर, ऑटो, जन्म प्रमाण पत्र, आदि) इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम खोजने योग्य होने के बाद आपको दस्तावेज़ संग्रहित करने के साथ बहुत सटीक होने की आवश्यकता नहीं है।
फिर, सामग्री के अनुसार फ़ोल्डर में प्रत्येक दस्तावेज़ को स्कैन करें और स्टोर करें।
महत्वपूर्ण दस्तावेजों की प्रतियां रखना
अपने सुपर महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए, विशेषज्ञ प्रतियां रखने की सलाह देते हैं।
इसका मतलब यह हो सकता है कि एक प्रतिलिपि आपके क्लाउड स्टोरेज में रखती है और दूसरा हार्ड ड्राइव पर रखती है। इसका मतलब यह भी हो सकता है कि एक प्रतिलिपि आपके इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग में और एक हार्ड कॉपी फायरप्रूफ सुरक्षित में रखे।
इन दस्तावेजों को हमेशा के लिए स्टोर करें
इन दस्तावेजों को हमेशा के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए:
अकादमिक रिकॉर्ड्स - डिप्लोमा, ट्रांसक्रिप्ट और किसी पोर्टफोलियो का काम जिसे भविष्य में नौकरी के लिए आवेदन करते समय उपयोग किया जा सकता है।
गोद लेने के कागजात
बैपटिस्मल सर्टिफिकेट्स
जन्म प्रमाण - पत्र
मृत्यु प्रमाण पत्र - कर उद्देश्यों के लिए आवश्यक हो सकता है।
चालक के लाइसेंस
रोजगार रिकॉर्ड्स - कोई भी खंड, समझौते, अनुशासनात्मक फाइलें और प्रदर्शन समीक्षा।
विवाह प्रमाण पत्र
चिकित्सा सम्बन्धी रिकार्ड्स
सैन्य अभिलेख
पासपोर्ट
सेवानिवृत्ति और पेंशन रिकॉर्ड्स
सामाजिक सुरक्षा कार्ड
विल्स
समय की एक छोटी अवधि के लिए बचाओ
ये दस्तावेज़ आप मासिक या साप्ताहिक रूप से अक्सर स्पर्श कर सकते हैं:
बैंक विवरण - 1 महीने
बिल - किसी भी कर या वारंटी से संबंधित 1 वर्ष, अन्य सभी बिलों को जल्द ही भुगतान किया जाना चाहिए।
क्रेडिट कार्ड बिल - भुगतान करते समय तुरंत श्रेय दिया।
गृह सुधार रसीदें - घर बेचे जाने तक रखें।
निवेश रिकॉर्ड्स - खाता बंद करने या सुरक्षा बेचने के 7 साल बाद।
पट्टियां - तब तक रखें जब तक आप बाहर नहीं गए और मकान मालिक से आपकी जमा राशि वापस प्राप्त कर ली हो।
पेचेक / वेतन स्टब्स - 1 वर्ष जब तक आपको अपना डब्ल्यू -2 प्राप्त नहीं हुआ
बिक्री रसीदें - वारंटी के जीवन के लिए रखें। जाहिर है, यह केवल उपकरण और इलेक्ट्रॉनिक्स जैसी प्रमुख खरीद पर लागू होता है। मैं आमतौर पर किराने का सामान और कपड़ों जैसी चीजों के लिए प्राप्तियां रखता हूं जब तक मुझे पता है कि मुझे वापसी के लिए रसीद की आवश्यकता नहीं है।
कर दस्तावेज - आपकी फाइलिंग सहित 7 साल और डब्ल्यू -2 और प्राप्तियों जैसे सभी दस्तावेज शामिल हैं।
वाहन रिकॉर्ड्स - नाव, कार या मोटरसाइकिल बेचे जाने तक रखें।
दस्तावेजों से छुटकारा पाने के लिए कैसे
पहचान चोरी से खुद को बचाने के लिए दस्तावेजों को श्रेय देना मुख्य तरीका है। (पहचान चोरी से खुद को कैसे सुरक्षित रखें पर सुरक्षा विशेषज्ञ जे फोले के साथ मेरा साक्षात्कार पढ़ें)। आश्चर्यचकित होना क्या है? सामान्य नियम कुछ भी जानकारी के साथ कुछ भी है: खाता संख्या, जन्म तिथि, पहला नाम, पासवर्ड और पिन, हस्ताक्षर, और सामाजिक सुरक्षा संख्या।
फिर, वे कोई ब्रेनर नहीं हैं।
मूल बातें यहां दी गई हैं:
यदि दस्तावेज़ अभी भी "सक्रिय" हैं, तो आपको संदर्भ के लिए उन्हें पकड़ने और एक साधारण होम फाइलिंग सिस्टम स्थापित करने की आवश्यकता है। इसका मतलब है कि विषय के आधार पर दस्तावेज दर्ज करना और फिर उन्हें उपयोग करने के बाद उन्हें श्रेय देना।
श्रेय के लिए क्या दस्तावेज
यदि आप इन दस्तावेजों के साथ कर चुके हैं और अब उन्हें जरूरत नहीं है, तो यहां क्या है (सबकुछ और काग़ज़ की तरह - आप बस रीसायकल कर सकते हैं)।
एटीएम रसीदें
बैंक विवरण
जन्म प्रमाण पत्र प्रतियां
रद्द और वॉयर्ड चेक
क्रेडिट कार्ड बिल
क्रेडिट रिपोर्ट
चालक के लाइसेंस (कालबाह्य)
रोजगार दस्तावेज जिनके पास कोई पहचान है
समाप्त हो चुके पासपोर्ट और वीजा
निवेश खाता # एस
कानूनी दस्तावेज
निवेश, स्टॉक और संपत्ति लेनदेन
हस्ताक्षर वाले आइटम (पट्टे, अनुबंध, पत्र)
सामान टैग
चिकित्सा और दंत रिकॉर्ड
एक सामाजिक सुरक्षा संख्या के साथ पत्र
पासवर्ड या पिन नंबर
टुकड़ा भरो
पूर्व अनुमोदित क्रेडिट कार्ड आवेदन
खाता संख्या, क्रेडिट कार्ड नंबर या किसी अन्य पहचान जानकारी की जांच के साथ रसीदें
कर प्रपत्र
उन पर पहचान की जानकारी के साथ प्रतिलेख
यात्रा यात्रा कार्यक्रम
प्रयुक्त एयरलाइन टिकट
उपयोगिता बिल (टेलीफोन, गैस, बिजली, पानी, केबल टीवी, इंटरनेट)
इन दस्तावेजों को चेक में रखने के लिए एक लचीला फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना सुनिश्चित करें और जब वे अब आवश्यक न हों तो उन्हें फेंक दें।
जो कुछ भी आप रखने की योजना बना रहे हैं उसे क्रियान्वित, व्यवस्थित और दायर करने की आवश्यकता है। मुझे अपने घर फाइलिंग सिस्टम पसंद है।