क्या पेपर अव्यवस्था को खत्म करने के आपके प्रयास अक्सर असफल होते हैं? या आप भी अपने डेस्क पर कागजात की भारी राशि से बहुत अभिभूत हैं? हो सकता है कि आप कुछ समझने योग्य लेकिन आत्म-गड़बड़ कर रहे हों। पेपर क्लटर का प्रबंधन करते समय लोगों द्वारा की जाने वाली सबसे आम गलतियों से बचने के तरीके को जानने के लिए पढ़ें।
1. पेपर स्टेटमेंट को खत्म नहीं करना
आपको अभी भी कुछ बिल पुराने तरीके से प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन अधिकांश उपयोगिताएं पेपरलेस बिलिंग पर स्विच करना आसान बनाती हैं।
जब आप इसमें हों, तो देखें कि आप अतिरिक्त पेपर पर और कहां कटौती कर सकते हैं। यदि आपको ऐसे कैटलॉग प्राप्त होते हैं जिन्हें आप कभी नज़रअंदाज़ करते हैं, तो कंपनियों से संपर्क करने के लिए कुछ मिनट दें और उनकी सूचियों से हटाए जाने का अनुरोध करें। यदि आप कई पत्रिकाओं और समाचार पत्रों की सदस्यता लेते हैं, तो इस बारे में सोचें कि आप प्रिंट में कौन से पढ़ना पसंद करते हैं और कौन से आप ऑनलाइन पढ़ने पर ध्यान नहीं देंगे।
2. कागजात ढेर देना
यह उन कागजात के लिए जाता है जिन्हें आप नहीं चाहते हैं (जैसे जंक मेल) और साथ ही जिनकी आपको आवश्यकता है (उदाहरण के लिए बिल।) जितना अधिक आप इन्हें संभालने के लिए इंतजार करते हैं, उतना ही अधिक मौका आप इसे कभी नहीं करेंगे, जिससे मिस्ड भुगतान या बक्से हो जाते हैं रविवार न्यूयॉर्क टाइम्स के एक साल के लायक से भरा। अपने मेल को प्रबंधित करने का सबसे आसान तरीका यह है कि जैसे ही यह आता है, सबकुछ संभालना है। कागजात के लिए आपको नियमित रूप से निर्धारित कार्य को रीसाइक्लिंग करना है, न केवल कुछ ऐसा जो आप करते हैं जब कागजात आपको दफनाने की धमकी देते हैं।
3. एक असुविधाजनक या nonexistent फाइलिंग सिस्टम होने
यदि आपके पास आवश्यक कागजात को स्टोर करने के लिए कोई जगह नहीं है और जो आप नहीं करते हैं उन्हें निपटाने का कोई आसान तरीका नहीं है, तो आप शायद उन्हें सभी को ढेर कर लेंगे और मानसिक रूप से उन्हें "किसी दिन से निपटने के लिए" दर्ज करें। एक प्रणाली तैयार करना जो आपके लिए काम करता है, चाहे इसका मतलब है कि पुराने स्कूल के फाइलिंग कैबिनेट, एक विश्वसनीय स्कैनर या कटाई प्राप्त करना है।
4. लॉन्च पैड नहीं है
एक लॉन्च पैड आपके सामने वाले दरवाजे के पास एक समर्पित स्थान है जहां आपको हर दिन चीजें, चाबियाँ, चश्मा इत्यादि की आवश्यकता होती है-जब भी वे उपयोग में नहीं होते हैं तब भी रखा जाता है। एक लॉन्च पैड सभी प्रकार के पेपर क्लटर के साथ मदद नहीं करेगा, हालांकि यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आउटगोइंग मेल घर से बाहर हो जाए।
लॉन्च पैड की अवधारणा क्या महत्वपूर्ण है, और आदतें जो आपको विकसित करने में मदद करती हैं।
अनिवार्य रूप से, एक लॉन्च पैड एक ही चीज़ को उसी तरह से करना आसान बनाता है। जैसे ही आप अंदर आते हैं, अपनी जड़ों को एक निश्चित स्थान पर लटकाना एक ही प्रकार का व्यवहार है जैसे ही आप इसे प्राप्त करते हैं, जैसे ही आप इसे प्राप्त करते हैं, या समय-समय पर महत्वपूर्ण मेल खोलते हैं। जब आप अन्य संबंधित दैनिक कार्यों के बारे में सोचते हैं, जैसे कि आपके मेल को सॉर्ट करना, वे उस सिस्टम का हिस्सा बन सकते हैं।
5. अस्पष्ट होने के नाते
यह एक है जिसके लिए मैं दोषी हूं। यहां एक उदाहरण दिया गया है: मेरे फ़ाइल बॉक्स में, मेरे पास "कार" चिह्नित फ़ोल्डर है। इसका मतलब है कि अगर मुझे अपनी कार शीर्षक खोजना है, तो मुझे कार सेवा रसीदों, कार बीमा के बारे में दस्तावेज, मेरी पुरानी कार के बारे में जानकारी मेरे पास अब और नहीं है, और इसी तरह। (मेरे पास "Misc" चिह्नित फ़ोल्डर भी है जो एक आयोजन आपदा होने का इंतजार कर रहा है।)
जब आप रखने के लिए आवश्यक कागजात व्यवस्थित करते हैं, तो आप जितना कर सकते हैं उतना विशिष्ट और स्पष्ट होना सर्वोत्तम होता है। "कार बीमा," "कार रखरखाव" और "कार वित्तीय" जैसे लेबल वाले फ़ोल्डरों को पेश करना मेरे फाइलिंग सिस्टम का उपयोग बहुत कम हो जाएगा।
आप दस्तावेज़ों को रखने में कितनी देर तक सीखने की आवश्यकता है, यह सीखकर आप अतिरिक्त पेपर का एक अच्छा सौदा भी कर सकते हैं।
यदि आप पुरानी कागजात संग्रहित कर रहे हैं कि आप कभी भी फिर से उपयोग नहीं करेंगे, अंततः उनसे छुटकारा पाने से आपके जीवन से बहुत अधिक अव्यवस्था में कटौती होगी।