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पेपर फाइलिंग + स्टोरेज सिस्टम कैसे सेट अप करें जो आपके लिए हमेशा के लिए काम करेगा
बेल्चोनॉक / गेट्टी छवियां संघर्ष असली है: कागजात और काग़ज़ अव्यवस्था का प्रबंधन गड्ढे है। यही कारण है कि एक आसान, काम करने योग्य घर फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना महत्वपूर्ण है जिसका आप वास्तव में उपयोग करेंगे। आज, यही वह है जो हम एक साथ करने जा रहे हैं।
लक्ष्य
एक होम फाइलिंग सिस्टम स्थापित करने का तरीका जानें, जिसका आप वास्तव में अपने शेष जीवन के लिए उपयोग करेंगे। जीवनशैली में बदलाव के लिए इसे लचीला होना आवश्यक है, और इसे सरल होने की आवश्यकता है ताकि आप इसे वास्तव में बनाए रख सकें।
आपको किस चीज़ की ज़रूरत पड़ेगी
- फाइलिंग कैबिनेट या फाइल बॉक्स
- फ़ाइल फ़ोल्डर्स को लटकाना (मुझे इन रंगीन लोगों को पसंद है जो ऊपर चित्रित हैं)
- डेस्कटॉप फ़ाइल धारक
- बहुत तकलीफ
- रीसाइक्लिंग बिन
- फ़ाइल फ़ोल्डर
- लेबल निर्माता या कलम
समय
यह एक सप्ताहांत परियोजना है। हम इसे लंबे समय तक काम / विद्यालय इत्यादि के बाद एक सप्ताह के अंत में शुरू करने की सलाह नहीं देते हैं। इसे शनिवार या रविवार की सुबह एक कप कॉफी या चाय के साथ सशस्त्र शुरू करें, और चलो-यह-पूरा दृष्टिकोण देखें।
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एक ही स्थान पर अपने सभी कागजात इकट्ठा करें
स्टीव हीप / गेट्टी छवियां होम फाइलिंग सिस्टम स्थापित करने में पहला कदम है अपनी सभी फाइलों और कागजात को एक ही स्थान पर भ्रष्ट करना ताकि आप सॉर्ट, रीसायकल और श्रेय कर सकें। एक स्थान पर सबकुछ रखने के निम्नलिखित फायदे हैं:
- यह आपको काम पर ध्यान केंद्रित रखेगा। जब आप कोशिश करते हैं एक ऐसा कार्य पूरा करें जिसे आप उत्साहित नहीं कर रहे हैं (जैसे फाइलिंग), भटकने और किसी अन्य नई परियोजना पर शुरू करने का कोई बहाना। यदि आपके पास अपनी सभी आपूर्तियां (यहां सूचीबद्ध हैं) और आपके सभी कागजात एक ही स्थान पर हैं, तो आपके पास वास्तव में कोई बहाना नहीं है बल्कि खोदना है।
- आप अधिक गहन होंगे। अपने घर के सामने एक स्वीप करने का मतलब है कि आपको कपड़े से कमरे में कागजात के भूल गए ढेर को अब कुछ हफ्तों में दोहराना नहीं होगा।
कागजात देखने के लिए कुछ जगहें (आपके स्पष्ट डेस्क ड्रॉर्स के अलावा, कैबिनेट और मेल ढेर दर्ज करना):
- बैठक कक्ष। पेपर कमरे में ढेर होते हैं क्योंकि हमें अक्सर यह नहीं पता कि उनके साथ क्या करना है। यही कारण है कि आपको हमेशा कागजात रखना चाहिए, आपको यकीन नहीं है कि बॉक्स में मेरे मेल में अभी तक क्या करना है।
- बैग बैकपैक, काम बैग, हाथ बैग, जिम बैग, और सूटकेस।
- रसोईघर। पेपर ढेर में रसोईघर में खत्म होने का एक तरीका है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि रसोईघर अक्सर पहली जगह होता है जब हम दरवाजे से घूमते हैं।
तो, अपने सभी कागजात इकट्ठा करें और फिर ...
एक कठिन सतह के साथ एक अच्छी जगह चुनें जिसमें आप 5 ढेर बना सकते हैं। यह रसोईघर की मेज, अतिथि कमरे का बिस्तर, या आपकी मेज पर्याप्त हो सकती है। यदि आपके पास पर्याप्त सतह पर्याप्त नहीं है, तो फर्श भी काम करता है।
यदि आपके पास इतने सारे कागजात हैं जो आपके ढेर खत्म हो सकते हैं, तो डिब्बे या यहां तक कि कार्डबोर्ड बक्से का उपयोग करें। उन्हें अलग रखने और गलतियों से बचने के लिए लेबल करें - जैसे पिछले साल के कर रिटर्न को "रीसायकल" बॉक्स में गलती से फेंकना।
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पांच श्रेणियों में अपने कागजात अलग करें
अपने सभी कागजात को पांच श्रेणियों में अलग करें। फोटो / गेटी अब यह व्यवसाय करने के लिए समय है। आपको प्रत्येक पेपर को छूना होगा और इसके बारे में फैसला करना होगा।
नियम: आपको कागज के प्रत्येक टुकड़े के बारे में निर्णय लेना चाहिए । यह इन 5 श्रेणियों में से एक में जा रहा है:
कार्यवाही: कागजात जिन्हें आप कार्रवाई करने और फिर त्यागने की आवश्यकता है। इन्हें "घरेलू" के रूप में नीचे दी गई श्रेणी में संदर्भित करने के साथ इन्हें भ्रमित न करें। घरेलू दस्तावेज स्थायी रूप से दायर किए जाते हैं, एक बार कार्य फ़ाइलों का उपयोग किया जा रहा है और फिर त्याग दिया जाता है।
उदाहरण: निमंत्रण, पार्किंग टिकट, नियुक्ति अनुस्मारक, गृहकार्य, बिल, इत्यादि।पुरालेख: कागजात या दस्तावेज़ जिन्हें आपको लटकने की आवश्यकता है लेकिन आपको साल में एक या दो बार संदर्भ या उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है।
उदाहरण: टैक्स रिटर्न, मेडिकल रिकॉर्ड्स, अकादमिक रिकॉर्ड, सबूत आपने जूरी ड्यूटी, कर्म, पट्टे, अनुबंध आदि में भाग लिया।घरेलू: ये वे कागजात हैं जिनका उपयोग आप अपने घर (और जीवन) को चलाने के लिए करते हैं।
उदाहरण: कूपन, रेसिपी, उपयोगकर्ता मैनुअल, इस साल के करों के लिए प्राप्तियां, आगामी यात्रा के लिए दस्तावेज इत्यादि।रीसायकल: कागजात और दस्तावेज जो ऊपर की किसी भी श्रेणी में नहीं आते हैं और इसमें कोई व्यक्तिगत जानकारी नहीं होती है।
उदाहरण: जंक मेल, एक संगोष्ठी से कार्यपत्रक जिन्हें आप अब रुचि नहीं रखते हैं, समाचार पत्र, पत्रिकाएं, पुराने गृहकार्य की आपको आवश्यकता नहीं है, लिफाफे का उपयोग किया जाता है आदि।श्रेय: कागजात और दस्तावेज जो श्रेणियों में 1-3 में नहीं आते हैं लेकिन व्यक्तिगत पहचान जानकारी रखते हैं।
उदाहरण: क्रेडिट कार्ड ऑफ़र, पुराने बैंक स्टेटमेंट, बिल इत्यादि।
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अस्वीकरण + उन दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को छोड़ दें जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है
dra_schwartz / गेट्टी छवियां आपका सबसे बड़ा ढेर रीसायकल होगा। उनको रीसायकल करें - यहां ऑब्जेक्ट जितनी जल्दी हो सके पेपर की मात्रा को कम करने के लिए है।
इसके बाद, श्रेडर को तोड़ दिया - इसमें कुछ भी शामिल होना चाहिए जो आपको आपके नाम और पते से परे पहचानता है।
वैकल्पिक रूप से, कंटेनर स्टोर से यह गार्ड आपका आईडी रोलर बहुत ही मूल्यवान और उन लोगों के लिए बहुत व्यावहारिक है जो आपके श्रेडर जाम रखने में बीमार हैं। इस तरह आप आसानी से अपनी आईडी जानकारी पर स्टैम्प कर सकते हैं और रीडिकल मेल और दस्तावेजों को श्रेय देने की बजाय व्यक्तिगत जानकारी के साथ रीसायकल कर सकते हैं।
अब जब आप जंक फेंक चुके हैं, तो अब एक सिस्टम स्थापित करने के लिए नीचे आने का समय है:
- उपयोग करने में आसान है, तो आप वास्तव में इसका उपयोग करेंगे;
- जीवन परिवर्तन और नई परियोजनाओं को समायोजित करने के लिए पर्याप्त लचीला; तथा,
- सुरक्षित करें जब आपको कुछ तेज़ी से ढूंढने की ज़रूरत है, तो आप इसे पा सकते हैं।
यहां सौंदर्य यह है कि आप इन श्रेणियों को अपने घर या कार्यालय में आने वाले पेपर की मात्रा के आधार पर आगे तोड़ सकते हैं।
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अपने होम फाइलिंग सिस्टम के लिए एक पुरालेख फ़ाइल सेट अप करें
कैरोलिन हेबबार्ड / गेट्टी छवियां यह तय करना बहुत आसान है कि कौन से कागजात आपकी पुरालेख फ़ाइल में जाते हैं। ये आपके सबसे महत्वपूर्ण कागजात हैं। वे प्रमाण हैं कि आप और आपका परिवार मौजूद है, अपने करों का भुगतान करें, अपने घरों और कारों का भुगतान करें, कॉलेज से स्नातक की उपाधि प्राप्त करें, अपने देश के बाहर पासपोर्ट या वीज़ा पर यात्रा कर सकते हैं। यदि आप एक व्यवसाय स्वामी हैं या एक से अधिक संपत्ति के मालिक हैं, तो यह फ़ाइल भी बड़ी होगी।
इस फ़ाइल में रखने के लिए मूल बातें की एक सूची यहां दी गई है:
- कर विवरणी
- चिकित्सा सम्बन्धी रिकार्ड्स
- अकादमिक रिकॉर्ड
- सबूत आपने जूरी ड्यूटी की सेवा की
- कर्मों
- पट्टों
- ठेके
- पासपोर्ट
- तो सील सुरक्षा कार्ड
- रोजगार के रिकॉर्ड
- बपतिस्मा प्रमाण पत्र
- जीवन बीमा / सेवानिवृत्ति दस्तावेज
इन कागजात को लेबल किए गए फ़ोल्डरों में फ़ाइल बॉक्स में स्टोर करें। एक बार जब आप सुरक्षित रखने के लिए और अधिक "सामान" प्राप्त करना शुरू करते हैं तो एक फायरप्रूफ बॉक्स खरीदने पर विचार करें।
सामने वाली फ़ाइलों को अक्सर रखें (साल में कुछ बार उर्फ)। इस जगह को अधिक व्यवस्थित करने के आग्रह का विरोध करें क्योंकि यदि आप बहुत विशिष्ट हो जाते हैं तो वास्तव में चीजों को ढूंढना कठिन होता है जब आपको वास्तव में, वास्तव में उनकी आवश्यकता होती है। आम तौर पर, यदि आप अपनी पुरालेख फ़ाइल में डुबकी लगा रहे हैं, तो आपको वास्तव में कागज़ के टुकड़े की ज़रूरत है, इसलिए इसे जितना संभव हो सके उतना आसान बनाएं।
मेरी श्रेणियां यहां दी गई हैं:
- अकादमिक
- गाड़ी
- रोज़गार
- वित्तीय
- स्वास्थ्य
- आईडी
- बीमा
- रियल एस्टेट
उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करें, लेकिन आईडी फ़ाइल को आगे रखें। इसमें आपके जन्म प्रमाण पत्र, पासपोर्ट, सोशल सिक्योरिटी कार्ड और बपतिस्मा प्रमाणपत्र जैसे चीजें हैं। यह वह जगह भी है जहां आपको अपना विवाह लाइसेंस रखना चाहिए।
इन कागजात को स्टोर करने के लिए, एक उच्च-सुरक्षा डीड बॉक्स पर दृढ़ता से विचार करें जो $ 50 से कम है, एक महान मूल्य है *। एक और विकल्प उच्च सुरक्षा पर्चे बॉक्स है। यह चिकित्सा आपूर्ति के लिए डिज़ाइन किया गया है लेकिन आसानी से कई कागजात खो सकते हैं।
आप अपनी खुद की DIY अपनी खुद की फाइल सेट कर सकते हैं, या आप FileSolutions होम फाइलिंग सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं।
* यदि आप इन फ़ाइलों को खो देते हैं, तो आप रजिस्ट्रार, टाउन / सिटी क्लर्क, अकादमिक संस्थान इत्यादि से प्रतियां प्राप्त करने के लिए बहुत अधिक भुगतान करना समाप्त कर देंगे, इसलिए $ 50 एक सार्थक, स्मार्ट निवेश है।
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एक घरेलू फाइल व्यवस्थित करें
सैपिंगटन टोड / गेट्टी छवियां अंगूठे का एक अच्छा नियम है कि आपको अपनी घरेलू फाइल में क्या स्टोर करना चाहिए: भविष्य में आपको जो कुछ भी चाहिए, लेकिन आपको अभी इस पर कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है, जो आपकी पुरालेख फ़ाइल में नहीं है। उदाहरण के रूप में अपनी खुद की घरेलू फाइल (घरेलू कार्यपुस्तिका कहा जाता है) का उपयोग करें ताकि आपको इस फ़ाइल में क्या स्टोर करना है और क्या नहीं करना है, इसके बारे में बेहतर जानकारी प्राप्त करें।
सबसे पहले, फ़ाइल बॉक्स या बिन के बजाय, मैंने खंडों के साथ एक बाइंडर बनाया और फिर कूपन और गिफ्ट कार्ड जैसी चीज़ों को स्टोर करने के लिए जेब बनाया। आप इस बांधने की मशीन का उपयोग कर सकते हैं और निम्नलिखित के लिए अनुभाग हैं:
- कूपन / Groupons
- गिफ्ट कार्ड
- आगामी यात्राओं / यात्रा के लिए दस्तावेज़
- मेरे द्वारा जमा किए गए रिबेट्स और मेरी चेक बैक प्राप्त करने का इंतजार कर रहा हूं
- उपकरण या फर्नीचर के बड़े टुकड़े जैसी बड़ी टिकट वस्तुओं के लिए रसीदें
- अपने सभी पुरस्कार कार्ड के लिए एक जेब है
- आने वाली परियोजनाओं के लिए नोट्स और संदर्भ सामग्री जिन पर आप काम कर रहे हैं
- व्यंजनों *
- करों के लिए रसीदें
- कार / घर / किरायेदार की बीमा पॉलिसियां
आप शायद इनमें से अधिकांश को Evernote खाते में स्कैन कर सकते हैं , लेकिन फिर जब आपको उनकी आवश्यकता हो तो आपको इसे फिर से प्रिंट करना होगा, इसलिए इसे इस नोटबुक में दर्ज करें और इसे अपनी घरेलू कार्यपुस्तिका कहें।
* उन व्यंजनों के लिए एक अलग फ़ाइल रखें जिन्हें आप किसी दिन वापस करना चाहते हैं लेकिन नहीं।
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एक एक्शन फाइल सेट अप करें
उटामारू किडो / गेट्टी छवियां एक्शन फाइल वे कागजात हैं जिन पर आपको कार्रवाई करने और फिर त्यागने की आवश्यकता होती है। कोई दस्तावेज या कागज़ जिसे स्थायी रूप से या लंबे समय तक (एक महीने से अधिक) दायर करने की आवश्यकता है, शायद आपकी घरेलू फाइल में है।
एक्शन फाइलें हैं:
- एक बार इस्तेमाल किया जा रहा है और फिर त्याग दिया; या,
- जिन फ़ाइलों पर आप कार्रवाई करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
इन कागजात को पकड़ने के लिए एक बॉक्स का उपयोग करें, विशेष रूप से, और हम इस बॉक्स की अनुशंसा करते हैं। नारंगी चुनें क्योंकि यह एक चमकदार रंग है और सोच है, यह आपको सप्ताह में कम से कम एक बार बॉक्स के माध्यम से जाने के लिए मिल जाएगा। मेल को प्रबंधित करने में सहायता के लिए यह आपके इन बॉक्स के रूप में भी दोगुना हो सकता है ।
यहां आपकी क्रिया फ़ाइल में क्या रखना है इसके उदाहरण दिए गए हैं:
आवक मेल:
- मेल में आपको जो कुछ भी मिलता है वह इस फाइल में जाता है
- पेपर का कोई भी टुकड़ा किसी को हाथ में रखता है या आप अपने हैंडबैग में पकड़ते हैं और फेंकते हैं
कैलेंडर आइटम:
- आने वाली घटनाओं और उनके साथ आने वाले किसी भी दिशा या प्रतिक्रिया कार्ड के लिए निमंत्रण
- भुगतान करने के लिए बिल और फिर कटा हुआ या रीसायकल
- हस्ताक्षर करने के लिए अनुमति पर्ची
- नियुक्ति अनुस्मारक
भुगतान करने के लिए आइटम:
- भुगतान करने के लिए पार्किंग टिकट
- भुगतान के लिए बिल
आइटम जिन पर आप इंतज़ार कर रहे हैं:
- यदि आप वापस लौटने का फैसला करते हैं तो हाल ही में खरीदी गई किसी भी चीज के लिए रसीदें। उदाहरण के लिए, यदि आपको अमेज़ॅन से पैकेज मिलता है, तो आप इस बिन में पैकिंग पर्ची फेंकते हैं यदि उत्पाद काम नहीं करते हैं और आपको इसे वापस करना होगा। आपको प्राप्त होने वाले अन्य पैकेजों के लिए डिट्टो।
- आप जिस चीज पर इंतजार कर रहे हैं उसके लिए रसीदें। उदाहरण के लिए, यदि आपने अपनी बीमा कंपनी को बिल जमा किया है और आप प्रतिपूर्ति की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो यह इस फ़ाइल में जाता है। अगर आपने कुछ वापस कर दिया है और आप अपने बैंक स्टेटमेंट में या मेरे क्रेडिट कार्ड बिल पर धनवापसी देखने की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो यह इस बॉक्स में जाता है।
आप इस फ़ाइल को और श्रेणियों में विभाजित कर सकते हैं, लेकिन इस बॉक्स में बस सब कुछ टॉस करना आसान है और फिर सप्ताह में दो बार या तीन बार एक बार इसके माध्यम से जाना आसान है। उस समय आप जिस चीज की आवश्यकता नहीं है, उसे रीसायकल या श्रेय कर सकते हैं, आर्काइव या घरेलू में मौजूद किसी भी चीज को दर्ज करें और जिस चीज को जवाब देने की आवश्यकता है उसे क्रियान्वित करें। लक्ष्य इस फ़ाइल को जितना संभव हो सके छोटा रखना है।
लेकिन ... चाल यह है कि आपको सप्ताह में कम से कम एक बार इस फ़ाइल के माध्यम से जाना होगा, अधिमानतः अधिक बार। मैं इस कार्य को अपने व्यक्तिगत साप्ताहिक आयोजन राउटिन में जोड़ने की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं, इस तरह आप सप्ताह में एक बार अपेक्षाकृत कम कागजात जमा कर रहे हैं और संग्रहीत कर रहे हैं