मेरे दिन की नौकरी में, मैं ज्यादातर गैर-लाभकारी संगठनों के लिए संचार में काम करता हूं। मेरे द्वारा किए गए कार्यों का एक हिस्सा यह सुनिश्चित करना शामिल है कि हमारे पास आंतरिक और बाहरी दोनों संचारों के लिए एक रणनीति है। इसमें कार्यालय की चाल के लिए एक योजना विकसित करना भी शामिल है, जो मेरा वर्तमान संगठन अगले छह महीनों में करने की योजना बना रहा है ।
जबकि आप सोच सकते हैं कि कार्यालय में योजना बनाने के लिए बहुत सारे कदम हैं कि आपके पास संचार पर विचार करने के लिए समय नहीं है, आपको वास्तव में एक फर्म रणनीति बनाने के लिए एक या दो दिन लगाना होगा जो कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों को जागरूक रखेगा आगामी परिवर्तनों में से ।
चलो कर्मचारियों के साथ शुरू करते हैं क्योंकि वे सीधे कदम से प्रभावित होते हैं ।
आंतरिक संचार इन महत्वपूर्ण संदेशों को शामिल करना चाहिए:
- एक स्पष्ट समयरेखा: सुनिश्चित करें कि आप इस कदम के सभी महत्वपूर्ण चरणों को सूचीबद्ध करते हैं ताकि सभी जानते हों कि क्या उम्मीद करनी है और कब।
- पैकिंग निर्देश: कदम के लिए कर्मचारियों को अपने कार्यालयों या क्यूबिकल्स को पैक करने के निर्देशों के साथ प्रदान करें। इसमें पैकिंग सामग्री कहां मिलनी चाहिए, पैकिंग और समय सीमा के लिए वे क्या जिम्मेदार हैं।
- किसी भी कार्यालय बंद होने की उन्नत सूचना : इस कदम के दौरान, आपको अंतिम पैकिंग और कार्यालय उपकरण और फर्नीचर को स्थानांतरित करने के लिए कार्यालय बंद करना पड़ सकता है। सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारी इन तिथियों से अवगत हैं और इस कदम के दौरान व्यवसाय कब जारी रहेगा और यह उनके कार्यसूची और वर्कलोड को कैसे प्रभावित करेगा।
- नई कार्यालय योजना: कर्मचारी जानना चाहेंगे कि नई जगह कैसी दिखाई देगी और कार्यालय कैसे स्थापित किए जाएंगे। क्या उनके पास अभी भी अपनी जगह होगी या वे अब एक क्यूबिकल या खुली मंजिल योजना में होंगे? सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारियों को सूचित करने का एक तरीका बनाते हैं कि उनकी कार्यस्थल कैसे बदल सकती है।
- नया स्थान, पार्किंग और यात्रा विकल्प: कर्मचारियों को नए स्थान के बारे में आवश्यक सभी जानकारी प्रदान करें ताकि वे नई जगह पर परिवहन तैयार कर सकें।
एक बार जब आप सभी महत्वपूर्ण संदेशों को निर्धारित कर लेंगे, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि इन संदेशों को सर्वश्रेष्ठ तरीके से कैसे वितरित किया जाए। आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विधि को संदेश के प्रकार से तय किया जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी इंट्रानेट के माध्यम से समयरेखा आसानी से वितरित की जा सकती है; जबकि, प्रश्नों से पूछा जा सकता है और उत्तर देने के लिए कार्यालय बंद करने के लिए स्टाफ मीटिंग में सबसे अच्छा प्रस्तुत किया जा सकता है।
कर्मचारियों को उद्देश्यों को संवाद करने के तरीके:
- इंट्रानेट: उन कंपनियों या संगठनों के लिए जिनके पास इंट्रानेट है, यह आमतौर पर अधिकांश संदेशों के लिए सबसे अच्छा मंच है। यह सभी कर्मचारियों तक पहुंचने वाली फ़ाइलों और जानकारी के लिए आसान अपडेट सक्षम बनाता है।
- व्यक्तिगत बैठकों: कोई फर्क नहीं पड़ता कि संदेश क्या है, स्टाफ मीटिंग्स घोषणा करने के लिए एक अच्छी जगह है और कर्मचारियों को पूरी चर्चा करने का मौका देती है। आप समीक्षा के समय का उपयोग भी कर सकते हैं कि जानकारी कैसे सूचित की जाएगी ताकि कर्मचारियों को पता चले कि उन्हें सूचित रखा जाएगा।
- ईमेल: जबकि ईमेल आसान है, यह जानकारी रिले करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है। आप इतने सारे ईमेल नहीं भेजना चाहते हैं कि लोगों को इसकी आवश्यकता होने पर जानकारी नहीं मिल सके। यदि आप ईमेल का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसका उपयोग केवल लोगों को यह जानने के लिए करते हैं कि वे जानकारी कहां प्राप्त कर सकते हैं।
- सामान्य फ़ोल्डर्स : यदि आपके पास इंट्रानेट नहीं है, तो नेटवर्क ड्राइव पर एक सामान्य फ़ोल्डर बनाना जो हर कोई एक्सेस कर सकता है वह जानकारी संग्रहीत करने का अगला सबसे अच्छा तरीका है जिसे आप लोगों तक पहुंचना चाहते हैं।
- बुलेटिन बोर्ड: एक भौतिक स्थान जहां सूचना पोस्ट की जाती है, करना एक बड़ी बात है। न केवल लोग इसे अक्सर देख सकते हैं, यह एक ऐसी जगह भी प्रदान करता है जहां लोग अपनी चिंताओं को इकट्ठा और चर्चा कर सकें।