आपके कदम के लिए अधिसूचना चेकलिस्ट
एक कार्यालय चलाना जटिल है। ऐसा करने के लिए बहुत सी चीजों के साथ, छोटे, अभी तक महत्वपूर्ण, कार्यों को नजरअंदाज करना आसान है। अपने कार्यालय को ट्रैक पर रखने के लिए, निम्न चेकलिस्ट मार्गदर्शिका का उपयोग करें जो सुनिश्चित करेगा कि कुछ भी पूर्ववत नहीं छोड़ा जाएगा।
अपने कार्यालय की चाल में मदद के लिए आवश्यक कार्यों की आसान चेकलिस्ट भी देखें।
चलने वाली कंपनियों और ग्राहकों को सूचित करें
निम्नलिखित विस्तृत अधिसूचना सूची का उपयोग आपके द्वारा स्थानांतरित करने से पहले लेख अद्यतन व्यवसाय जानकारी के संयोजन के साथ किया जा सकता है।
एक साथ प्रयुक्त, आप पाएंगे कि आपने अपने सभी अड्डों को कवर किया है।
आपको अपने ग्राहकों को यह भी बता देना चाहिए कि क्या आप इस कदम के दौरान बंद हो जाएंगे या अपने घंटों को कम कर देंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण नोटिस होगा कि यदि आपका दरवाजा बंद हो गया है तो ग्राहक निराश नहीं हैं, जब आप व्यवसाय के लिए खुले रहेंगे, तो समय से पहले जानना आपको बहुत से फोन कॉल और क्लाइंट को सेवा के लिए अपने प्रतिद्वंद्वी के पास जाने से बचाएगा। दूसरे शब्दों में, अपने ग्राहकों को संक्रमण के दौरान उनकी सेवा के लिए अपनी योजना को जानने दें।
ग्राहक और ग्राहक
अपने ग्राहक आधार को पहले कदम के बारे में जानना अच्छा विचार है, अधिमानतः कम से कम एक महीने पहले होने के पहले। नए स्थान पर जानकारी प्रदान करें, या तो औपचारिक पत्र या मानचित्र के साथ एक ईमेल भेजकर या अपने कंपनी डेटाबेस में सभी से जुड़ा हुआ ईमेल भेजें। या एक खुदरा दुकान के मामले में, सामने के दरवाजे पर एक मानचित्र और अधिसूचना चिह्न रखकर और प्रत्येक खरीद के साथ एक छोटा फ्लायर प्रदान करना।
अपने वेब पेज पर जानकारी को आसानी से पालन करने के निर्देशों और किसी भी विवरण के साथ पोस्ट करें जो आपके ग्राहकों को वापस आ जाएगा; इसमें "चाल-इन" बिक्री या आधिकारिक उद्घाटन पार्टी शामिल हो सकती है।
सेवा प्रदाता, विक्रेता और सरकारी एजेंसियां
सेवाओं और विक्रेताओं को सूचित करें कि आपकी कंपनी नियमित आधार पर उपयोग करती है।
इसमें प्रिंटर, कूरियर, ऑफिस सप्लाई स्टोर या इंटरनेट सेवा प्रदाता शामिल हो सकते हैं।
बैंक और बीमा
बैंकों को अधिसूचना की आवश्यकता होगी; आपको कंपनी चेक पर पता बदलना होगा, फिर चेक प्रिंट करें, क्रेडिट कार्ड कंपनियों और किसी अन्य वित्तीय संस्थान या सेवा प्रदाताओं को सूचित करें। आप तय कर सकते हैं कि आपकी कंपनी को एक बैंक से दूसरे बैंक में या एक शाखा से दूसरे खाते में व्यापार खातों को स्थानांतरित करने से लाभ होगा; नए स्थान / पड़ोस में उपलब्ध सेवाओं के बारे में अपने बैंक प्रतिनिधि से बात करें।
बीमा कंपनियों को भी जल्दी अधिसूचित होने की आवश्यकता है। उन्हें नई जगह का आकलन करने और लागू होने पर आपको एक नया अनुमान प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यह आपके बीमाकर्ता से बीमा ले जाने के बारे में बात करने का एक अच्छा समय है और यह सुनिश्चित करने के लिए आपको क्या करना होगा कि आपका कार्यालय सुरक्षित है।
आने वाले फोन संदेश बदलें
कंपनी की जानकारी और मार्केटिंग सामग्रियों को अपडेट करने के साथ-साथ अन्य तरीके भी हैं जो आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आने वाले कदम के बारे में जनता सीखती है। चलने की तारीख बताते हुए उत्तर देने वाली मशीन / वॉयस मेल सेवा में एक अधिसूचना जोड़ें, जहां आप आगे बढ़ रहे हैं और यह सेवा को कैसे प्रभावित कर सकता है। उन ग्राहकों के लिए संपर्क जानकारी भी प्रदान करें जिनके पास विशिष्ट चिंता हो सकती है।
क्या कर्मचारियों ने कदम और नए पते पर जानकारी के साथ अपनी सीधी कार्यालय वॉयस मेल लाइन भी बदल दी है। फिर, यह कदम के संपर्कों को याद दिलाने और उन लोगों को सूचित करने का एक आसान तरीका है जो परिवर्तन के संपर्क डेटाबेस में नहीं हैं।
अपनी हस्ताक्षर रेखा बदलें
सभी कर्मचारियों के लिए ईमेल हस्ताक्षर लाइन में एक नोटिस जोड़ना सुनिश्चित करता है कि भेजे गए प्रत्येक ईमेल आने वाले कदम के रिसीवर को याद दिलाएगा। कंपनी संपर्क सूची में नहीं, व्यक्तियों तक पहुंचने का यह एक शानदार तरीका है।
टिकट आउटगोइंग पत्राचार
एक लाल टिकट खरीदें जो "नया पता नोट करें" कहता है; टिकटों को आमतौर पर एक कार्यालय आपूर्ति स्टोर में खरीदा जा सकता है। स्टार्ट अपडेट लेटरहेड यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्राप्तकर्ता पते परिवर्तन के बारे में जानते हैं। ध्यान दें कि जब तक चाल पूरी नहीं हो जाती है तब तक यह अधिसूचना चरण लागू नहीं हो सकता है।
टेलीफोन
यह आपके उपयोग के बारे में पहली उपयोगिता होनी चाहिए; आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि चाल के दौरान आपका व्यवसाय खुला रहता है या जितना संभव हो उतना कम व्यवधान होता है। फ़ोन कंपनी को पता चले कि चाल कब है और पूछें कि फ़ोन इंस्टॉल हो जाएं और नए स्थान पर नए स्थान पर काम करने के लिए तैयार हों, बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि सिस्टम चालू है और आपकी चाल-तिथि पर चल रहा है।
कंपनी को अपने कदम के दिन प्रभावी कॉल-फॉरवर्ड सिस्टम सेट अप करने के लिए कहें। अगर आपकी कंपनी फोन नंबर बदल रही है, तो अनुरोध करें कि सलाहकार को आपके पुराने नंबर में जोड़ा गया है ताकि कॉलर्स को फोन नंबर परिवर्तन के बारे में पता चल सके। एक बार स्थानांतरित हो जाने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका स्थान मौजूद है, अपने पुराने नंबर को कॉल करना एक अच्छा विचार है। यह भी सुनिश्चित करें कि आपका नया व्यवसाय नंबर और पता अगली टेलीफोन बुक और निर्देशिका में अपडेट हो।
डाकघर, ईमेल और सोशल मीडिया खाते
अपने कदम के डाकघर को सूचित करें और चाल के कुछ महीनों के लिए मेल अग्रेषित करने की व्यवस्था करें। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, चाल से पहले और चाल के बाद भी कर्मचारी हस्ताक्षर लाइनों में एक चाल नोटिस जोड़ें; हस्ताक्षर के बाद हस्ताक्षर प्राप्तकर्ता से पता और संपर्क जानकारी के परिवर्तन को ध्यान में रखना चाहिए।
साथ ही, नियमित कूरियर कंपनियां जो पिक-अप और ड्रॉप-ऑफ को भी पता परिवर्तन और सेवाओं में किए गए किसी भी बदलाव की अधिसूचना दी जानी चाहिए।