विशेषज्ञों से सीधे कार्य प्रबंधन युक्तियाँ
तो आपके पास यह सब सामान हर दिन किया जाता है और आपकी सूची पूरी होती है - आप कैसे जानते हैं कि पहले, दूसरा और तीसरा क्या करना है?
बहुत सारे लोगों को लगता है कि उनके पास बहुत कुछ करना है और ऐसा करने में बहुत कम समय है। अक्सर, यह अभिभूत महसूस उन सभी प्रतीत होता है जो दबाने वाले कार्यों को प्राथमिकता देने में असमर्थता से उत्पन्न होता है। यदि आपको लगता है कि आपकी टू-डू सूची मिनट तक बढ़ रही है और आपको यह भी पता नहीं है कि कहां से शुरू करना है, तो अपने कार्यों की पहचान, मूल्यांकन और प्राथमिकता कैसे लें।
1. एक सूची बनाओ
महत्व के क्रम में अपने दायित्वों को हल करने का प्रयास करने से पहले, उस समय की एक विस्तृत सूची संकलित करने के लिए समय लें जिसे आप चाहते हैं या पूरा करना चाहते हैं। विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए अपनी सूची को अनुभागों में विभाजित करें। इन श्रेणियों में शामिल हो सकते हैं:
दैनिक या साप्ताहिक कार्य
ये सांसारिक "टू-डॉस" हैं जो व्यक्तिगत ( भोजन-योजना और किराने की खरीदारी ) या कार्य-संबंधित (साप्ताहिक टीम मीटिंग) हो सकते हैं। यदि आप पहले से ही दैनिक दिनचर्या का पालन करते हैं , तो आप इन कार्यों से परिचित होंगे; यदि आप नहीं करते हैं, तो यह एक बनाने का एक अच्छा समय है। जो भी आप शामिल करते हैं वह भिन्न हो सकता है - कुछ लोगों को ईमेल की जांच करने या किराने का सामान खरीदने के लिए खुद को याद दिलाने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन कुछ निश्चित समय पर या कुछ दिनों में कुछ क्रियाएं करने के लिए संरचित अनुस्मारक की सराहना करेंगे।
डेडलाइन के साथ कार्य
ये, जाहिर है, एक विशिष्ट तारीख द्वारा किया जाना चाहिए और पहले से तैयारी की आवश्यकता है। उदाहरण एक स्कूल पेपर हो सकता है जो तीन हफ्तों या किसी पार्टी में छह महीने के लिए योजना बना रहा है।
इस तरह के कार्यों - अक्सर परियोजनाओं को बुलाया जाता है - बाद में छोटे घटकों में विभाजित किया जा सकता है - उदाहरण के लिए, "लिखने का पेपर" प्रासंगिक पुस्तकों को पढ़ने, अपने नोट्स व्यवस्थित करने, एक रूपरेखा लिखने, पहला ड्राफ्ट लिखने, और इतने में तोड़ दिया जा सकता है पर।
आवर्ती कार्य
ये दैनिक या साप्ताहिक आवृत्ति पर नहीं होते हैं, लेकिन वे एक बार की परियोजनाएं नहीं हैं।
पुनरावर्ती कार्यों में दंत चिकित्सक नियुक्तियां शामिल हो सकती हैं या आपके त्रैमासिक करों को शामिल किया जा सकता है।
स्व-प्रेरित, आवश्यक कार्य
ये वे कार्य या परियोजनाएं हैं जिन्हें आप जानते हैं कि आपको करना है, लेकिन कोई भी आपको बनाने वाला नहीं है। वे शायद ही कभी, अगर कभी, अंतर्निहित समय सीमा है। अपनी छोटी व्यवसाय वेबसाइट में सुधार या एक नया प्राथमिक देखभाल प्रदाता ढूंढने के बारे में सोचें।
स्व-प्रेरित, आवश्यक कार्य नहीं
ये अधिक आनंददायक गतिविधियां हैं जो फिर भी रास्ते के किनारे गिरने लगती हैं, अधिक स्पष्ट रूप से आवश्यक कार्य उन्हें भीड़ देते हैं। खुशी के लिए पढ़ने या शौक पर काम करने के बारे में सोचो।
किसी दिन कार्य
ये कार्य आपकी टू-डू सूची के नीचे या आपके दिमाग के पीछे घूमते हैं, लेकिन उन्हें आमतौर पर जल्द या कभी नहीं किया जाना चाहिए। उदाहरण: अपने रेडिएटर पेंट करें।
2. अपनी सूची व्यवस्थित करें
एक बार जब आप सबकुछ सूचीबद्ध कर लेंगे, तो आप यह पता लगा सकते हैं कि पहले क्या करना है और अपना शेड्यूल व्यवस्थित करना है। (आप शारीरिक रूप से यह कैसे करते हैं - कागज की एक शीट, एक योजनाकार , एक ऐप, एक ऑनलाइन कैलेंडर, या अन्यथा - इससे कम मामलों में आप एक विधि चुनते हैं जो आपके लिए काम करता है और आप इसका उपयोग करेंगे।) यहां कुछ मानदंड हैं के बारे में सोचना:
तत्काल या महत्वपूर्ण
सभी कार्यों को चार श्रेणियों में से एक में क्रमबद्ध किया जा सकता है। जितनी जल्दी हो सके तत्काल और महत्वपूर्ण कार्यों को पहले किया जाना चाहिए; तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण कार्यों को यदि संभव हो तो प्रतिनिधि नहीं दिया जा सकता है, लेकिन यदि नहीं, तो आपके शेड्यूल में पर्याप्त लचीलापन और अतिरिक्त समय शामिल होना चाहिए जब वे पॉप अप करते हैं; महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी कार्यों को पहले से ही अच्छी तरह से योजनाबद्ध नहीं किया जाना चाहिए ताकि वे तत्काल न हों; कार्य जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही तत्काल हैं, संभावित रूप से समाप्त हो सकते हैं, हालांकि यदि आप उनका आनंद लेते हैं, तो उन्हें आपके शेड्यूल में काम करना चाहिए ताकि वे अधिक मांग दायित्वों से भीड़ न पाएंगे।
मूल्य का आकलन करें
आप कई तरीकों से किसी कार्य के मूल्य का न्याय कर सकते हैं। कोई हो सकता है कि अन्य लोग प्रभावित हों, और यह लोग आपके लिए कितने महत्वपूर्ण हैं (आपके मालिक की स्वीकृति और उन बच्चों के कल्याण जो आपके ऊपर निर्भर हैं, उन अजनबियों के समूह की राय जो आप सहमत हैं एक बैठक में शामिल होने के लिए।) आप लंबे समय तक भुगतान करने वाले कार्यों को उच्च मूल्य भी निर्दिष्ट कर सकते हैं, या आप केवल पुरस्कृत पाते हैं।
प्राथमिकता कार्यों के बारे में पढ़ते समय आपको शायद एक संदर्भ मिलेगा 80-20 नियम या पारेतो सिद्धांत, जिसमें कहा गया है कि 80% प्रभाव 20% कारणों से आते हैं। यह आपके लिए सच साबित हो सकता है या नहीं भी हो सकता है, लेकिन यह पहचानने के लिए एक अच्छा अनुस्मारक है कि आप वास्तव में किस समय व्यतीत कर रहे हैं और आपके कौन से प्रयास बंद हो रहे हैं।
समय और लचीलापन
एक कार्यसूची अनुसूची परिवर्तनों की अनुमति देता है और समय की बाधाओं को पहचानता है। अपने दिनों को प्राथमिकता और योजना बनाते समय यथार्थवादी बनें। जब संदेह होता है, तो उस समय को अधिक महत्व दें जो एक दिया गया कार्य करेगा।
यदि दो कार्य एक ही समय में देय हैं, तो किसके साथ शुरुआत करना है, इस पर निर्भर करता है कि आप कैसे काम करते हैं। कुछ लोग अधिक जटिल एक पर ध्यान केंद्रित करने के तरीके से सरल कार्य प्राप्त करना पसंद करते हैं; अगर वे पहले कड़ी मेहनत शुरू करते हैं, तो दूसरों को आश्वस्त महसूस होगा, और कुछ या सभी इसे आगे बढ़ने से पहले प्राप्त करेंगे। याद रखें कि आपको आगे बढ़ने से पहले एक कार्य या प्रोजेक्ट को शुरू से पहले खत्म करने की आवश्यकता नहीं है - बेशक, जब तक आप काम नहीं करते हैं, तो आपकी उत्पादकता को बढ़ावा देता है।
अपने दैनिक कार्य-कार्य कार्यों को सबसे अधिक सीमित करें। उस दिन में छोटे कार्य भी शामिल हो सकते हैं जो अधिक नियमित या कम महत्व या तात्कालिकता के होते हैं, लेकिन प्रमुख कार्यों पर लोड होने से शायद तनाव और निराशा होती है।
याद रखें कि प्राथमिकताएं बदल सकती हैं - अगर आपके बॉस को अब कुछ करने की ज़रूरत है, तो आपकी पिछली पहली प्राथमिकता शायद दूसरे स्थान पर आ जाएगी। लचीलापन की अनुमति देने के लिए अपने शेड्यूल में अधिक समय बनाने का यही कारण है।
3. बैच कार्य
बैचिंग कार्य उन घबराहट करने के लिए सबसे प्रभावी, कुशल तरीकों में से एक है, जो काम करते हैं। बैचिंग का मतलब है कि आप किसी और चीज पर स्विच करने से पहले एक ही प्रकार के कार्य पर काम करते हैं। पहला कदम उन कार्यों की पहचान करना है जो आप करते हैं और फिर उनके लिए अनुसरण करने के लिए एक सरल वर्कफ़्लो सेट अप करते हैं। फिर, आप उस वर्कफ़्लो का उपयोग करके एक ही समय में उन कार्यों से निपटें।
बैचिंग को समान कार्य पूरा करने की आवश्यकता होती है जिसके लिए दक्षता और उत्पादकता में सुधार के लिए "बैचों" में समान संसाधनों की आवश्यकता होती है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- एक ही समय में अपने सभी बिलों का भुगतान करें
- सप्ताह में एक बार अपने सभी मेल खोलें और इसे हर दिन ढेर करने और इसे कभी भी प्राप्त करने की बजाय कार्रवाई करें
बैचिंग आपको एक ही काम करने के लिए एक नाली में प्रवेश करने की अनुमति देता है ताकि आपको निर्देशों को समझने में समय बर्बाद न करें या आपको आगे क्या करना चाहिए।
4. कार्य को हटा दें
एक बार जब आप अपने सभी कार्यों को सूचीबद्ध कर लेते हैं और उन्हें सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम क्रमबद्ध करते हैं, तो यह स्पष्ट हो जाएगा कि सूची के नीचे कौन से कार्य हैं। इन्हें कभी-कभी किसी और को सौंप दिया जा सकता है, लेकिन यदि यह संभव नहीं है, तो आपको यह तय करना होगा कि उनके लिए समय निर्धारित करना है या उन्हें खत्म करना है या नहीं।
आपके पास अपनी सूची में कार्य हो सकते हैं जो आपको करने की ज़रूरत नहीं है या यहां तक कि करना चाहते हैं, लेकिन आपको किसी बिंदु पर जोड़ने के लिए दबाव डाला गया (जिम पर जाएं, एक पुस्तक क्लब में शामिल हों।) इन्हें पूरी तरह समाप्त किया जा सकता है।
आखिरकार, ऐसा करने के लिए बहुत कुछ करना संभव है - यदि आप सब कुछ नहीं कर पा रहे हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि क्या आपको प्राथमिकता देने के लिए कुछ और अभ्यास की आवश्यकता है या फिर आपको किसी को बताना है या नहीं, अब आप एक कार्य करना जारी रख सकते हैं कुछ कार्य