अच्छी तरह से संवाद करने वाले ईमेल भेजना
ईमेल उन प्राथमिक तरीकों में से एक है जो लोग अब लिखित संचार भेजते हैं, और ऐसा संभव नहीं है कि कभी भी बदलेगा। यह आसान, तेज़ है, और एक टिकट की आवश्यकता नहीं है।
वह दिन थे जब आपको मेल में एक पत्र या प्रतिक्रिया के लिए एक हफ्ते या अधिक इंतजार करना पड़ता था। अपने लिफाफे का वजन उठाने और बिलों और पत्रों के लिए पर्याप्त टिकटों को लेने के लिए डाकघर में आपातकालीन रन बनाना आवश्यक नहीं है। असल में, कई लोगों ने कभी भी लिफाफा को संबोधित नहीं किया है या यूएस डाकघर के माध्यम से एक पत्र नहीं भेजा है।
व्यक्तिगत रूप से और व्यवसाय दोनों में संवाद करने के लिए ईमेल सबसे आसान और सबसे तेज़ तरीकों में से एक बन गया है। यह ऐसी घटना बन गई है कि कभी भी भरोसेमंद संयुक्त राज्य डाक सेवा व्यवसाय में रहने के तरीकों को खोजने के लिए संघर्ष कर रही है।
इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि ईमेल शिष्टाचार , जिसे अक्सर नेटिकेट के रूप में जाना जाता है , वर्तमान संस्कृति के लिए एक गर्म विषय है। अमेरिकी आबादी के एक व्यापक वर्ग द्वारा प्रतिदिन ईमेल भेजे जाते हैं। अधिकांश व्यवसाय पूरे दिन कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं। लगभग हर घर में कम से कम एक कंप्यूटर इंटरनेट एक्सेस के साथ होता है और उन घरों में माँ, पिता, बच्चे, किशोर और यहां तक कि दादा दादी भी हैं, इनमें से सभी या इनमें से अधिकांश ईमेल प्राप्त कर रहे हैं और भेज रहे हैं।
हम एक माइक्रोवेव, इंटरनेट संचालित समाज में रहते हैं, और कोई भी लंबे समय तक लिखने के लिए समय नहीं लेना चाहता, भले ही यह इतना अधिक अंतरंग और व्यक्तिगत हो। फिर भी ऐसी कई परिस्थितियां हैं जिनमें ईमेल घोंघा मेल से बेहतर काम करता है।
यहां कुछ शिष्टाचार डॉस हैं और जब आप ईमेल नोट लिख रहे हों तो ध्यान में रखें।
- तैयार करें। ईमेल लिखना शुरू करने से पहले, चाहे वह प्रारंभिक नोट या प्रतिक्रिया हो, आपको खुद से पूछना चाहिए कि आप क्या संवाद करना चाहते हैं। संक्षेप में, लेखन के लिए आपका उद्देश्य क्या है? एक बार जब आप जानते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए पूरा ईमेल प्राप्त कर सकते हैं कि आपने अपना लक्ष्य पूरा कर लिया है। यदि यह ग्रेड बनाता है, तो इसे भेजें; अगर पाठ भ्रमित, कठोर, या अस्पष्ट है, तो शायद आपको फिर से शुरू करना चाहिए।
- संचार करें। याद रखें कि आप एक वास्तविक व्यक्ति से संवाद कर रहे हैं जो इस मेल को प्राप्त करेगा। इसे ध्यान में रखते हुए, आपको व्यक्ति को नाम से संबोधित करना चाहिए और सम्मान करना चाहिए। यदि यह प्राप्त ईमेल की प्रतिक्रिया है तो आपको किसी भी प्रश्न या पते के शुरुआती अनुरोधों को हल करने के लिए समय लेना चाहिए।
- सांस लेते हैं। हम सभी किसी भी समय या हमारे कंपोज़र को खोने के लिए दोषी हैं। अगर आपको कोई ईमेल प्राप्त होता है जो आपको एंजर्स या परेशान करता है, तो कृपया जवाब न दें। उच्च सड़क लें और या तो केवल पावती को स्वीकार करने के लिए प्रतिक्रिया दें या जवाब देने से पहले कुछ समय लें ताकि आप शांत हो जाएं और एक अच्छी तरह से विचार किए गए संदेश के साथ जवाब दे सकें। आप कभी भी क्रोध में किसी ईमेल (या संचार के किसी अन्य रूप) का जवाब नहीं देना चाहते हैं। जब हम गुस्से में होते हैं तो हम उन चीज़ों (या लिखने) कहते हैं जिन्हें हम या तो मतलब नहीं है या कहने की आवश्यकता नहीं है। याद रखें कि एक बार आपका ईमेल भेजे जाने के बाद, यह हमेशा के लिए बाहर रहता है।
- पारदर्शी बनें। आपकी विषय पंक्ति एक वास्तविक प्रतिनिधित्व होना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता से संपर्क क्यों कर रहे हैं। मेल के विषय से संबंधित वाक्यांशों का प्रयोग करें। यह सच है कि आप एक व्यवसाय या व्यक्तिगत ईमेल लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अगले सप्ताह अपनी यात्रा के बारे में अपनी माँ को एक ईमेल लिख रहे हैं, तो आपकी विषय पंक्ति को "आपकी यात्रा" जैसी कुछ पढ़नी चाहिए।
- अनुसंधान। यदि आप किसी व्यापार सहयोगी को ईमेल भेज रहे हैं, तो आपके लिए अपने अंतिम नाम और शीर्षक का उपयोग करना उचित है। अनुसंधान करें और प्राप्तकर्ता को सही ढंग से संबोधित करें। कंपनी के अध्यक्ष को या तो श्री टेलर या राष्ट्रपति टेलर के रूप में संबोधित किया जा सकता है।
- अक्षर जाँच लें। जब आप लिखित में संचार कर रहे हों तो वर्तनी जांच का उपयोग महत्वपूर्ण है। जब आप त्रुटियों से भरा नोट भेजते हैं, तो यह संचार करता है कि आप बेवकूफ़ हैं या आप विस्तार पर ध्यान नहीं देते हैं। हमेशा वर्तनी जांचने या स्वचालित रूप से सुधारने वाले प्रोग्राम का उपयोग करने का प्रयास करें। और फिर यह सुनिश्चित करने के लिए फिर से पढ़ें कि जिन शब्दों का आप उपयोग करना चाहते थे वे कुछ अलग-अलग नहीं थे।
- प्रूफरीड। आपको जो भी ईमेल भेजने की योजना है, उसे त्वरित प्रूफ्रेड करने के लिए आपको आवश्यक कुछ सेकंड या मिनट लेना चाहिए। किसी भी अजीब वाक्यों को संपादित करने या किसी भी लापता विराम चिह्नों को रखने के लिए इस बार लें।
- स्वर के लिए देखो। कभी-कभी एक ईमेल आपके इरादे से अलग हो सकता है। आपके ईमेल का स्वर बहुत महत्वपूर्ण है और यह आपके संदेश के जितना ही महत्वपूर्ण है। चूंकि यह संचार लिखा गया है, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका स्वर सुखद है और यह कि आप जो कहना चाहते हैं उसका एक वास्तविक प्रतिनिधित्व है। याद रखें कि आपका प्राप्तकर्ता आपकी आवाज़ में चक्कर नहीं सुन सकता है या आपके चेहरे पर मुस्कान देख सकता है। जब तक कि आप अपने लेखन को हर चीज का प्रस्ताव नहीं देना चाहते हैं, आपको ईमेल में किसी भी भाषा से बचना चाहिए जिसे किसी भी तरह से गलत समझा जा सकता है।
- छोटा और प्यारा रहो। ईमेल करते समय उपन्यास लिखने की कोशिश न करें। ज्यादातर लोग वास्तव में एक ईमेल में इतना पढ़ना नहीं चाहते हैं। यदि ईमेल आवश्यक रूप से लंबा है, तो मुख्य अवधारणाओं को उजागर करके, बुलेट बिंदुओं का उपयोग करके, या उद्घाटन अनुच्छेद में विषय को सारांशित करके प्राप्तकर्ता की सहायता करने का प्रयास करें।
- अच्छी तरह से संवाद करें। आप अपने पाठक को भ्रमित नहीं करना चाहते हैं, इसलिए अपने लेखन में स्पष्ट और संक्षिप्त होने का समय लें। अगर आप किसी मित्र को ईमेल कर रहे हैं, तो आप अपनी लेखन शैली में अधिक आरामदायक हो सकते हैं। हालांकि, यदि यह एक व्यावसायिक संचार है , तो उचित व्याकरण का उपयोग करें और प्रतीकों या इमोजी का उपयोग करने से बचें जो आपको कम पेशेवर दिखाई देते हैं।
ईमेल संचार बहुत लोकप्रिय है। गोल्डन नियम संलग्न करने के लिए समय निकालें, और आप एक पॉलिश नेटिकेट समर्थक होने की दिशा में एक लंबा सफर तय करेंगे।
डेबी मेने द्वारा संपादित