उचित ईमेल शिष्टाचार का महत्व

क्या आपको कभी ईमेल प्राप्त हुआ है जिसने आपको उस व्यक्ति के बारे में सोचने के लिए छोड़ा है जिसने इसे भेजा है? या बदतर, क्या आपने कभी एक ईमेल भेजा है जिसे आपने बाद में खेद व्यक्त किया था?

एक बुरे ईमेल के प्राप्त होने पर होने से आप अपने सिर को हिला सकते हैं और यह पता लगाने की कोशिश कर सकते हैं कि पृथ्वी पर क्या सोच रहा था। जिसने इसे भेजा है, वह एक अन्यथा महान दिन बर्बाद कर सकता है, और इसके बाद प्रतिकूल प्रतिक्रिया हो सकती है।

ईमेल से ज़िप करने की गति ने इसे संचार की पसंदीदा विधि बना दी है। चाहे आप व्यक्तिगत या व्यावसायिक ईमेल भेजते हैं, गलत संचार या कठोर भावनाओं को रोकने के लिए उचित शिष्टाचार आवश्यक है।

प्राप्तकर्ता के इलाज के द्वारा गोल्डन नियम का पालन करें जैसा आप चाहते हैं। किसी भी ईमेल पर "भेजें" पर क्लिक करने से पहले एक मिनट लें और इसे अतिरिक्त रीड-थ्रू दें। ईमेल का प्रभावी उपयोग आपको अपने पर्यवेक्षक के साथ सकारात्मक प्रकाश में डाल सकता है और पदोन्नति के समय होने पर भी आपको बढ़त दे सकता है।

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  गोपनीयता ग्रहण मत करो

  ध्यान रखें कि आपकी कंपनी और व्यक्तिगत ईमेल निजी नहीं हो सकता है। आपकी कंपनी को कार्यालय से भेजे गए कुछ भी पढ़ने का अधिकार है, इसलिए कभी भी व्यक्तिगत या अत्यधिक संवेदनशील जानकारी को काम से न लिखें और भेजें। घर से व्यक्तिगत ईमेल अग्रेषित किया जा सकता है, इसलिए लिखित में कुछ भी न डालें जो गलत व्यक्ति तक पहुंचने पर समस्या पैदा कर सकता है।

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  आक्रामक टिप्पणियों से दूर रहें

  अपने ईमेल में आक्रामक टिप्पणियों से बचें। इसमें किसी अन्य व्यक्ति या कंपनी के बारे में जातिवादी, लिंगवादी, या नकारात्मक टिप्पणी शामिल है। अगर आपको आक्रामक ईमेल प्राप्त होता है, तो उसे किसी को जवाब न दें या अग्रेषित न करें। कभी भी ऐसा कुछ भी कहने के लिए ईमेल का उपयोग न करें जिसे आपके मालिक को गलत समझा जा सके।

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  चिल्लाओ मत

  याद रखें कि जब आप सभी कैप्स में टाइप करते हैं, तो आपका ईमेल चिल्लाते हुए आता है। कुछ लोग सोचते हैं कि यह उनके संदेश को पढ़ने में आसान बनाता है, लेकिन ऐसा नहीं है। मानक केस अक्षरों में पढ़ने पर आंखों पर आसान फ़ॉन्ट का उपयोग करें।

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  अपने संदेश संपादित करें

  उन्हें भेजने से पहले अपने ईमेल संपादित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास उचित व्याकरण है, वर्तनी जांचकर्ता का उपयोग करें और सभी व्यावसायिक ईमेल पर जाएं। आप हमेशा पत्राचार में पेशेवर के रूप में खुद को पेश करना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपना इच्छित बिंदु प्राप्त कर लें, इसे लिखने के बाद व्यक्तिगत ईमेल देखें। एक शब्द को छोड़ना वाक्य के अर्थ को बदल सकता है।

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  सावधानी के साथ जवाब दें

  आपको प्राप्त ईमेल का जवाब देने का उचित तरीका जानें। प्रेषक और दूसरों को "टू" और "सीसी" फ़ील्ड में नज़दीकी ध्यान दें। अपने "सहेजे गए" फ़ोल्डर को बहुत अव्यवस्थित होने के बजाय जितनी जल्दी हो सके प्रतिक्रिया दें।

  हेडर में सूचीबद्ध कौन है यह देखने से पहले "सभी को उत्तर दें" हिट करने के आग्रह से बचें। आपकी प्रतिक्रिया दूसरों को सूची में भ्रमित कर सकती है, या आप उन लोगों को अनावश्यक जानकारी भेज सकते हैं जिन्हें आप नहीं जानते हैं। आपको केवल "सभी को जवाब दें" पर क्लिक करना एकमात्र समय है यदि आप सुनिश्चित हैं कि हर किसी को आपके द्वारा भेजी गई जानकारी की आवश्यकता है।

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  ईमेल टूल्स के साथ खुद को परिचित करें

  ईमेल के उपकरण और प्रकारों को जानें। इसमें "टू," "सीसी," "बीसीसी," और विषय पंक्तियां शामिल हैं। मुख्य प्राप्तकर्ता "टू" फ़ील्ड में होना चाहिए। जब आपको किसी की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता होती है, तो आप आम तौर पर उस व्यक्ति को "सीसी" या कार्बन कॉपी फ़ील्ड में जोड़ देंगे। अगर किसी को अपने ईमेल प्राप्त करने वाली सूची में दूसरों के बिना प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता है, तो "बीसीसी" या अंधा कार्बन प्रति का उपयोग करें। केवल उन लोगों को कॉपी करें जिन्हें आप जो जानकारी भेज रहे हैं उसे जानना आवश्यक है।

  श्रृंखला ईमेल अग्रेषित न करें। ये परेशान हो सकता है और लोगों के ईमेल बक्से परेशान हो सकता है । आप वह व्यक्ति बनना नहीं चाहते हैं जो उन संदेशों को आगे बढ़ाए जो सच हो या न हो।

  आपको हमेशा व्यवसाय से संबंधित ईमेल के लिए विषय पंक्ति भरनी चाहिए, और इसे व्यक्तिगत ईमेल में प्राथमिकता दी जाती है। विषय पंक्ति को यथासंभव छोटा रखें और केवल मेलिंग प्रति एक विषय रखें।

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  इसे संक्षिप्त रखें

  अधिकांश लोग लंबे, शब्दकोष संदेशों की बजाय संक्षिप्त ईमेल पसंद करते हैं। यदि संभव हो, तो अपने बिंदु को कुछ वाक्यों में बताएं। एक लंबे संदेश के लिए लोगों को मूल बातें जानने के लिए एक प्रारंभिक अनुच्छेद के साथ शुरू करें। यदि आपके पास एक से अधिक विषय हैं, तो प्रति संदेश एक विषय के साथ, अपने संदेश को एक से अधिक मेलिंग में विभाजित करें।

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  अपना स्वर देखें

  अपने ईमेल संचार में एक सकारात्मक स्वर बनाए रखें। याद रखें कि स्नैकी टिप्पणियां अजीब के बजाए मध्य-उत्साही के रूप में आ सकती हैं। आवाज़ संचार के लिए व्यंग्यात्मक हास्य बचाओ ताकि अन्य आपकी आवाज का स्वर सुन सकें। इसमें क्रोध भी शामिल है। आपको हमेशा गुस्से में ईमेल भेजने से बचना चाहिए, या आप जिस व्यक्ति के साथ काम करते हैं या उसकी परवाह करते हैं उसे अपमानित कर सकते हैं।

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  विवेकाधिकार के साथ प्राथमिकता झंडे का प्रयोग करें

  यदि आपके पास उच्च प्राथमिकता झंडा है, तो आवश्यक होने पर ही इसका उपयोग करें। इसका बहुत अधिक उपयोग करने से अंततः आपके विपरीत प्रभाव पड़ता है और प्राप्तकर्ताओं के लिए प्राथमिकता सूची के नीचे आपके ईमेल भेजते हैं।

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  अपने नाम पर हस्ताक्षर

  अपने ईमेल पर हस्ताक्षर करना न भूलें। यदि उन्हें स्क्रॉल करना है और उन्हें यह पता लगाना है कि उन्हें संदेश किसने भेजा है तो प्राप्तकर्ता नाराज हो सकते हैं। यदि आप फोन द्वारा प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं, तो नंबर शामिल करना सुनिश्चित करें, भले ही आपको पता है कि व्यक्ति के पास फ़ाइल है। ईमेल का उद्देश्य समय बचाने के लिए है, और जो कुछ भी वह कर रहा है उसे रोकने के लिए चीजों को धीमा कर देगा। यदि आपके पास हस्ताक्षर रेखा है, तो इसे उचित ईमेल पते और फोन नंबरों के साथ अद्यतन रखें।